Scaleup Blog

Scaleup Blog

Jak ograniczenie czasu pracy może zwiększyć efektywność działania

7 godzinny dzień pracy

„Praca zajmie Ci dokładnie tyle czasu, ile czasu na nią przeznaczysz”. To zasłyszane kiedyś zdanie przypomniało mi się ostatnio w kontekście żywiołowej dyskusji na Linkedin wokół pomysłu, żeby systemowo skrócić tydzień pracy ustanawiając 4 dniowy tydzień pracy lub 7 godzinny dzień pracy.

Gorąco popieram tą inicjatywę obserwując od lat systemowe, chroniczne przepracowanie ludzi biznesu – moich klientów coachingowych i terapeutycznych.

Powyższe zdanie nie jest tylko chwytliwym hasłem. Nawiązuje do głębszych mechanizmów zachowań ludzkich i jest jednym z istotnych punktów wyjściowych do pracy terapeutycznej z przepracowaniem, wypaleniem zawodowym, brakiem czasu dla siebie czy perfekcjonizmem.

W tym kontekście chcę krótko zobrazować pozytywne efekty biznesowe systemowego skracania czasu poświęcanego na pracę.

Posłużę się do tego przykładem w skali mikro, który jest bliski wielu moim klientom – zadania związanego z przygotowaniem prezentacji na zarząd.

Wpływ ograniczenia czasu pracy na efektywność

Częściej niż nie, rzeczywistość w przypadku tego zadania wygląda tak:

  • Angażujemy cały dostępny zespół w wypracowanie dużej ilości pomysłów
  • Produkujemy kilkadziesiąt slajdów opisujących te pomysły
  • Prezentację wielokrotnie dopracowujemy i skracamy tworząc wiele wersji dokumentu. Tu pojawiają się na ogół kolejni interesariusze wrzucający do prezentacji swoje trzy grosze
  • Na zarządzie wykraczamy poza dozwolony czas nie dochodząc nawet do meritum
  • Po zarządzie kolędujemy oddzielnie po poszczególnych członkach zarządu próbując – ku ich przerażeniu – zaprezentować im całość dokumentu. Lub czekamy na kolejne zebranie zarządu
  • Całej prezentacji na ogół i tak nikt nie czyta, przy czym jakaś dobra dusza być może w którymś momencie życzliwie doradzi, żeby zrobić z tego 1-pager lub max 3-5 slajdów.

Prześledźmy teraz, co się stanie, jeśli na to samo zadanie narzucimy sobie odgórny i nieprzekraczalny budżet czasowy – powiedzmy 10 godzin na przygotowanie prezentacji i 15 minut na zaprezentowanie jej zarządowi.

Mając takie ograniczenia czasowe:

  • Szybciej poprosimy nasz zespół o wypracowanie 1pagera z pomysłami w max 2 godziny
  • Szybciej skonsultujemy krótko ten 1pager z kluczowymi interesariuszami
  • Szybciej nieformalnie odbijemy te pomysły z zaufaną osobą blisko zarządu, żeby rozeznać, na co jest szansa na tym spotkaniu zarządu, a na co nie. W efekcie szybciej pomyślimy o tym, jak użyć tych 15 minut i które pomysły uwzględnić, a które nie (a więc czego NIE robić)
  • Szybciej pomyślimy o strukturze prezentacji dochodząc do jedynego możliwego wniosku – że prezentacja na 15 minut powinna mieć max 5 slajdów i o takie prosimy zespół
  • Dopracowanie takiej prezentacji trwa chwilę, bo jest krótsza, jest w niej mniej błędów oraz zawiera lepsze pomysły wypracowane za dnia przez wypoczęty, wyspany zespół (…)
  • Prezentujemy krótko, przejrzyście, bez zbędnych słów i tylko wybrane dane. Po prezentacji jest czas za refleksję, dyskusję i podjęcie decyzji. Nasza inicjatywa idzie więc dalej, a zarząd się cieszy, bo a) zrozumiał o co chodzi, b) zobaczył wartość dla firmy, c) podjął decyzję, d) nie zanudziliśmy go ani nie zmusiliśmy do udawania, że widzi sens w gąszczu zaprezentowanych informacji. 

Efekty ograniczenia czasu pracy

Powyższy przykład pokazuje w praktyce, jak odgórne systemowe ograniczenie czasu pracy może wpłynąć na wzrost efektywności pracy poprzez stymulację:

  • Bardziej strategicznego podejścia do zadań,
  • Odpowiedzialnego myślenia o całym procesie
  • Odciążania czasowego zespołów dzięki refleksji mającej miejsce PRZED delegowaniem
  • Większej selektywności i szybszych decyzji o tym, co się robi, a czego nie
  • Bardziej precyzyjnego określania priorytetów
  • Bardziej relacyjnego i konsultacyjnego, a mniej egocentrycznego podejścia do biznesu

A Ty, jakie masz doświadczenia z pozytywnymi efektami ograniczania czasu pracy?

Maciej Szturmowicz

Scaleup Founder, Coach, Facilitator

Share on linkedin
Share on facebook
Share on email
Share on whatsapp

Ostatnie wpisy

Chcesz otrzymywać informacje o moich publikacjach, usługach i wydarzeniach?